Antigamente era necessário arquivar os documentos produzidos por uma organização, por exemplo, em pastas, dossiers… As empresas ficavam com os documentos organizados em armários ou estantes. Actualmente já podemos gerir, controlar, e disponibilizar toda essa informação, para que vários elementos de uma empresa possam a aceder a essa informação, através de meios informáticos.
Há quem prefira o arquivo de documentos antigo e, que prefira o moderno, cada um tem as suas vantagens e desvantagens.
O primeiro é bom porque as empresas, normalmente preferem ficar com cópias originais de certos documentos, ou mesmo em termos jurídicos um documento electrónico pode não ter a mesma credibilidade um documento escrito. Uma mudança de software pode tornar um ficheiro electrónico inacessível, e o custo inicialmente é mais elevado do que o arquivo em papéis. Mas por outro lado a gestão electrónica de documentos disponibiliza um rápido acesso à informação, permite controlar a informação, os custos a médio e longo prazo são mais elevados. A segurança é um ponto a favor da gestão electrónica de documentos que têm dispositivos de segurança, que protege a informação de acessos não autorizados e permite a recuperação fácil dos documentos como num caso de um incêndio através de metodologias de “Backup” ou “Disaster Recover”.
Qual das formas de gestão documental preferiria se abrisse uma empresa?
Lénia Maria nº 36676, 2 º ano Ciências da Comunicação
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É mesmo... só de lembrar certas imagens que vi na televisão, por exemplo de tribunais, em que os funcionários tinham que trabalhar rodeádos de "prédios" de papel, é arrepiante. Mas também é verdade que não ter certos documentos em papel não nos transmitem aquela segurança da sua existência no nosso plano físico. Enfim... temos que nos adaptar. Isto vai acabar por ser aperfeiçoado e vai passar a ser normalíssimo.
ResponderEliminarAna Pinto, nº 36659, 2º ano, C.C.